Nützliche Informationen für die Arbeit in Rumänien, Deutschland und Österreich

Ein Recruiting-Vertrag mit einer Agentur ist das Dokument, das praktisch festlegt, wie ihr zusammenarbeitet, wenn du aus Rumänien für Stellen in Deutschland, Österreich, den Niederlanden oder der Schweiz rekrutierst. Ein klarer Vertrag hilft, Erwartungen abzugleichen: welche Rollen gesucht werden, in welchem Zeitrahmen, wer welche Prüfungen macht, wie abgerechnet wird und was bei Ersatz, Missverständnissen oder Abweichungen passiert.

Recruiting-Vertrag mit einer Agentur: Leistungsumfang und Grenzen

Schreibe zuerst klar, was die Agentur liefert – und was nicht:

• Recruiting und Auswahl (Sourcing, Interview, Shortlist)

• Dokumentenprüfung (Mindestumfang je Rolle)

• Koordination/Terminierung von Interviews mit dem Arbeitgeber

• logistischer Support (falls enthalten: Transport, Unterkunft, Kommunikation)

Sinnvoll ist auch ein Absatz zur Abgrenzung zwischen Recruiting und Arbeitnehmerüberlassung. In manchen Ländern (z. B. Deutschland) hat Arbeitnehmerüberlassung eigene Regeln und kann eine Erlaubnis erfordern. Der Vertrag sollte zum Modell passen, das ihr tatsächlich nutzt.

Recruiting-Vertrag mit einer Agentur: Verantwortlichkeiten und wer den Arbeitsvertrag unterschreibt

Eine zentrale Klausel ist „wer macht was“:

• wer Kandidatendaten sammelt

• wer die finalen Kandidat*innen freigibt

• wer Startdatum und Onboarding festlegt

• wer den Arbeitsvertrag unterschreibt (im klassischen Recruiting: der Arbeitgeber)

Hier ist es hilfreich, ausdrücklich zu nennen, wenn die Agentur nicht Arbeitgeber ist und keine Arbeitnehmerüberlassung anbietet – um operative und Compliance-Risiken zu reduzieren.

Recruiting-Vertrag mit einer Agentur: Fristen, Volumen und Kommunikationsregeln

Für volumenstarke Projekte (Lager, Produktion, Horeca) helfen schriftliche Zeitpläne:

• erwartete Zeit bis zur Shortlist (z. B. X Werktage)

• wie viele Profile pro Woche/Monat geliefert werden

• wie Kandidat*innen bestätigt werden (E-Mail/WhatsApp + Telefonbestätigung)

• feste Ansprechpartner auf beiden Seiten

Du kannst auch ein Mini-SLA ergänzen: in welchem Zeitraum reagiert jede Seite auf Rückfragen oder Freigaben.

Recruiting-Vertrag mit einer Agentur: Preise, Abrechnung und Zahlungsbedingungen

Damit es keine Diskussionen gibt, gehört das schriftlich hinein:

• Preismodell: pro Einstellung / pro akzeptiertem Kandidaten / monatlicher Retainer

• was im Preis enthalten ist (Interviews, Checks, Übersetzungen, logistischer Support usw.)

• Zeitpunkt der Rechnungsstellung: bei Vertragsunterzeichnung, am ersten Arbeitstag, nach X Arbeitstagen

• Zahlungsziel und ggf. Verzugsregelungen

Wenn es separate Kosten gibt (Transport, Unterkunft, Arbeitskleidung), halte fest, ob sie:

• vom Arbeitgeber bezahlt werden

• separat einbehalten/abgerechnet werden

• über einen Drittanbieter laufen

Recruiting-Vertrag mit einer Agentur: Ersatz, „Garantie“ und Probezeit

Im Recruiting kann es zu No-Show, Abbruch in den ersten Tagen oder Rollen-Mismatch kommen. Definiere:

• was als „Ersatz“ gilt (z. B. Abbruch innerhalb von X Tagen)

• ob Ersatz im Preis enthalten ist oder separat berechnet wird

• ob es eine maximale Anzahl Ersatzkandidat*innen pro Rolle/Projekt gibt

• welche Bedingungen erfüllt sein müssen (z. B. Rolle und Schichtplan nicht geändert gegenüber dem Angebot)

Zusätzlich kann der Arbeitgeber kurzes schriftliches Feedback zum Grund liefern, damit die Auswahl verbessert wird.

Recruiting-Vertrag mit einer Agentur: DSGVO und Datenverarbeitung

Im Recruiting werden personenbezogene Daten verarbeitet (CV, Ausweise, Kontaktdaten). Wenn die Agentur Daten im Auftrag verarbeitet, kann ein Data Processing Agreement (DPA) bzw. Art.-28-DSGVO-Klauseln relevant sein (Zweck, Dauer, Sicherheit, Subunternehmer, Löschung/Rückgabe).

Im Vertrag abdecken:

• welche Daten erhoben werden und warum

• wo sie gespeichert werden und wer Zugriff hat

• wie lange sie gespeichert werden

• wie Anfragen von Kandidat*innen (Auskunft/Löschung) gehandhabt werden

• Vorgehen bei Sicherheitsvorfällen (Meldung, Schritte)

Recruiting-Vertrag mit einer Agentur: Vertraulichkeit und Non-Solicitation

In vielen Kooperationen willst du schützen:

• Kundenlisten und kommerzielle Konditionen

• Kandidatenpool und Recruiting-Prozess

• interne Informationen (Abläufe, Löhne, Organisation)

Eine Vertraulichkeitsklausel (NDA) deckt sensible Infos ab.

Manchmal wird auch eine Non-Solicitation-Klausel genutzt, die direkte Abwerbung von Kunden oder Mitarbeitenden für eine Zeit nach Vertragsende einschränkt. Dauer und Umfang sind Verhandlungssache; Ziel ist der Schutz von Beziehungen und Team.

Recruiting-Vertrag mit einer Agentur: Reporting, KPIs und Transparenz

Um die Zusammenarbeit messbar zu machen, definiere, was berichtet wird:

• Anzahl kontaktierter / interviewter / vorgestellter Kandidat*innen

• Interview-Akzeptanzrate und Startquote

• Hauptgründe für Ablehnung (kategorisiert)

• wöchentlicher Status (kurz per Mail oder 1 Seite)

Das hilft besonders, wenn du parallel in Deutschland, Österreich, den Niederlanden oder der Schweiz rekrutierst – mit unterschiedlichen Rollen.

Recruiting-Vertrag mit einer Agentur: Kündigung, Streitfälle, anwendbares Recht

Zum Abschluss klären:

• Laufzeit und Kündigungsfrist

• was mit Kandidat*innen passiert, die bereits im Prozess sind (z. B. geplante Interviews)

• Zahlungsregeln für bereits erbrachte Leistungen

• Gerichtsstand / anwendbares Recht und Streitbeilegung (Verhandlung, Mediation, Gericht)

Kontakt Eleven Agency

Wenn du ein klares Kooperationsmodell für einen Recruiting-Vertrag brauchst – angepasst für Rekrutierung aus Rumänien nach Deutschland, Österreich, die Niederlande oder die Schweiz – schreib uns und wir schlagen praktische Schritte für deine Rollen vor.

Du suchst Personal für Deutschland, Österreich, die Niederlande oder die Schweiz – oder du suchst einen sicheren, legalen Job? Schreib uns und wir antworten dir mit passenden nächsten Schritten für deinen Fall.

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